りとすら

5年ぶりくらいにブログリハビリ中!!

仕事の優先順位

仕事はタスクがいくつもつみ上がって出来ているわけですが、タスクがうまくなるのと仕事がうまくなるのは別っぽい。
仕事中っていくつものタスクがあるので、これを並べて一気にやるのは無理がある。一つ一つ順番につぶすしかありません。

なので、まず一番大事なのは手持ちのタスクを把握していること。つぎに優先順位をつけること。
私の優先順位のつけかたは、タスクのボリューム、期限、重要性、基準に決めています。
タスクのボリュームが小さく重要性の高いものがプライマリ。たとえばメールで資料をなげるなんてタスクは何より忘れるので真っ先にやります。
セカンダリは期限が短く重要性の高いもの。顧客からの急な依頼などです。
その次は期限が短く、重要性の低いもの。議事録なんかですね。
そして期限が長く、重要性の高いもの。ここは「自分がやりたいこと」なんかが来ます。たとえばルーチンの自動化や手順書の作成がそうです。
最後はボリュームが小さく期限もながくて重要性の低いもの。気分転換です。
とうぜん期限が長く重要性の低いものはやらない。タスクから抹消。
しかし期限とか重要性ってどうやって測るんだろうという問題があります。期限はともかく重要性は難しいですよね。
主に重要性は「人から頼まれたか」「目的がなにか」「アウトプットがどこにつながるか」なんて観点から測っていますが、もっとブレイクダウンするのが今後の課題です。

 同じく新入社員のid:skerenmiさんより。


 新入社員が一番出来てないことアンケートの最上位に来るのが「優先順位付け」。(うちの会社で)そのためにはまず、タスクの把握はもちろん。とりあえずのタスク箇条書きリストをペーパーで手元に把握しておく。これ。パソコン管理は性に合わんし実務上端末を常時さわれないから却下。
 んで、実際の優先順付け。



 つけ方はボリューム、期限、重要性、と三点上がっていたけど。自分の場合。
 一番。客に対するもの。お客さんが最優先。何があろうとも上司にどやされようとも、これは最重要。お客がなけりゃ仕事にならんから社内でどうとらえられようとも最重要。社内政治なんか知ったことか。俺はやりやすいように仕事するぜ。と。
 二番。支社内でのパフォーマンス。雑務処理だとか(コピー機メンテナンスとかね)掲示物作成だとか速報作成だとか。飲み会のセッティングとか?
 三番。本社への報告物とか。会社にもよるかと思うけど、うちの会社はルーズなので一報入れれば一日二日ズレテも問題ない。(大丈夫なのか?)


 一番の判断基準は「次工程の意識」に尽きる。同レベルの次工程の場合、すぐ終わる作業を先に終わらせ、時間のかかるものを後回しにする。んでも、何かタスクのモレがあっちゃあいけないけども。




 ま、「近所に住んでる人ほど朝寝坊する法則」のごとく簡単な仕事ほど忘れてしまうけど、それが一番重要だったりするんだよなー。そこが怖いところで、常に同時並行的にタスク把握(処理しなくてもいいから)していかないと「仕事できない」扱いとなる。それはタスク処理が早くても、仕事処理が遅いので、評価としては総合でマイナスなんだわ。
 んで、結論としては「先読みしてやらなきゃいけないことを先にこなして地雷をつぶしておくこと」これに尽きる。

 
 「次工程の意識」ね。本社の方針の流れと、自社の歴史と、業界の流れと、自分の日々の業務のリンク。先読み。